Datenschutzerklärung des Bayerischen Wald-Verein e.V. Sektion Sankt Englmar

 

 

 

Wesentliche DS-GVO-Anforderungen für den Verein

 

 

 

A Datenschutzbeauftragter (DSB)

 

Muss ein DSB vom Verein benannt werden?

 

ja

 

nein (weniger als 10 Personen im regelmäßigen Umgang mit personenbezogenen Daten)

 

 

 

B Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

 

Ist ein solches Verzeichnis erforderlich?

 

ja (wegen der regelmäßigen Verarbeitung personenbezogener Daten)

 

nein

 

 

 

C Datenschutz-Verpflichtung von Beschäftigten

 

Ist eine solche Verpflichtung durchzuführen?

 

ja (da alle Mitarbeiter mit personenbezogenen Daten umgehen)

 

nein

 

 

 

D Information- und Auskunftspflichten

 

Bestehen irgendwelche Informationspflichten?

 

ja (insb. in der Vereinssatzung sowie auf der Webseite in der Datenschutzerklärung)

 

nein

 

 

 

E Löschen von Daten

 

Gibt es eine Anforderung zur Datenlöschung?

 

ja (aber erst nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten)

 

nein

 

 

 

F Sicherheit

 

Müssen die Daten besonders gesichert werden?

 

ja

 

nein (etablierte Standardmaßnahmen sind ausreichend, um die Daten effektiv zu schützen)

 

 

 

G Auftragsverarbeitung (für unseren Verein / Sektion nicht relevant)

 

Ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung notwendig?

 

ja (sowohl mit dem Hosting-Anbieter als auch mit dem externen Lohnabrechner)

 

nein

 

 

 

H Datenschutzverletzungen

 

Müssen bestimmte Vorfälle gemeldet werden?

 

ja (aber nur bei relevanten Risiken – eine einfache Online-Meldung beim BayLDA ist möglich)

 

nein

 

 

 

I Datenschutz-Folgeabschätzung (DSFA)

 

Muss eine DSFA vom Verein durchgeführt werden?

 

ja

 

nein (da kein hohes Risiko bei der Datenverarbeitung im Verein besteht)

 

 

 

J Videoüberwachung (VÜ)

 

Besteht eine Ausschilderungspflicht bezüglich VÜ?

 

ja nein (da keine Videoüberwachung im Verein durchgeführt wird)

 

 

 

Rechtliche Grundlagen

 

I)                   Ein Verein muss zur Betreuung seiner Mitglieder deren personenbezogene Daten verarbeiten.

 

Das beginnt beim Eintritt in den Verein. Dabei dürfen aber nur solche Daten erhoben werden, die für die Begründung und Durchführung der Mitgliedschaft erforderlich sind.

 

II)                Auf den Mitgliedsanträgen der Sektion Sankt Englmar wird seit Mai 2018 auf die Datenschutzgrundverordnung hingewiesen und die neuen Mitglieder erklären sich mit ihren Unterschrift über die Durchführung der Datenverarbeitung innerhalb des Vereins einverstanden. Mit der Einladung zur Jahreshauptversammlung werden alle Mitglieder umfassend ein weiteres mal über den Datenschutz aufgeklärt. Wer innerhalb von 3 Wochen keinen schriftlichen Widerspruch über die im Verein angewendeten Verarbeitungsweisen der personenbezogenen Daten einlegt, erklärt sich als einverstanden.

 

III)             Innerhalb unseres Vereins sind die Aufgaben in der Regel abgegrenzt und bestimmten Funktionsträgern (1. und 2. Vorstand, Kassier, Schriftführer, Kulturwart, Kassenprüfung und Wegewarte) zugewiesen. Wer für was zuständig ist, wird durch die Satzung oder die Geschäftsordnung des Vereins bestimmt und in den Jahreshauptversammlungen offen gelegt. Dies ist bei Neuwahlen oder bei nicht turnusgemäßen Veränderungen innerhalb der Vorstandschaft der Fall.

 

IV)              Für den Umgang mit den Mitgliederdaten gilt, dass jeder unserer Funktionsträger nur die für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Mitgliederdaten kennt, verarbeitet und nutzt. Diese werden grundsätzlich nur zu dem Zweck verwendet werden, zu dem sie unser Verein erhoben hat und den er entsprechend seiner Satzung verfolgt.  Mitglieder können auf die Daten der anderen Mitglieder nicht zugreifen, es sei denn, dass bestimmte Aktionen, Projekte oder Veranstaltungen gerade darin bestehen, mit Menschen, die sich in derselben Situation befinden, in Kontakt treten und sich austauschen zu können. In diesem Fall ist die Verbreitung einer Mitgliederliste unter den Vereinsangehörigen datenschutzrechtlich möglich. Mit dieser Datenschutzerklärung erklären sich die Mitglieder damit einverstanden, dass bei angemessenem Vereinszweck Mitgliederlisten unter den Mitgliedern weitergegeben werden oder dass in diese Einsicht genommen werden kann. In den neuen Mitgliedsanträgen wird dieser Zusatz aufgenommen und individuell können die neuen Mitglieder dies akzeptieren oder ablehnen. Wenn der Verein oder ein Dritter ein berechtigtes Interesse an der Kenntnis der Daten hat und keine schutzwürdigen Interessen der Vereinsmitglieder entgegenstehen, ist die Weitergabe zulässig.

 

V)                In unserem Vereinen ist es üblich, dass Informationen über unsere Mitglieder an einem i in der Vereinszeitschrift „Der Bayerwald“ bekannt gemacht wird. Dies sind namentliche Nennungen der Neumitglieder, Veröffentlichung von Bildmaterial (Ausflüge, Veranstaltungen, …), Ehrungen usw.  Damit können auch vereinsfremde Personen über persönlichen Angelegenheiten (z.B. Ehrungen) der Vereinsmitglieder in Erfahrung bringen. Derartige Veröffentlichungen sind für die Erreichung unserer Vereinsziele üblich. Es werden jedoch keine Mitteilungen veröffentlicht, wenn es der Schutz der betroffenen Person erfordert.

 

VI)              An dieser Stelle erfolgt hier der Hinweis, dass folgende Veröffentlichungen, je nach Vereinszweck und -ziel, erfolgen können:

 

-          Der Bayerwald (Vereinszeitschrift)

 

-          Gemeindebote Sankt Englmar

 

-          Gängige Tagespresse (z.B. Straubinger Tagblatt, Passauer Neue Presse, …)

 

-          Aushang im Vereinsbüro und / oder im Schaufenster des Büros

 

-          Aushang im Vereinsschaukasten der Gemeinde (sollte dieser im Laufe der Zeit entfernt werden, tritt dieser Punkt außer Kraft)

 

-          Homepage des Vereins www.bayerischer-waldverein-sankt-englmar.de  (dazu gilt gesondert eine Datenschutzerklärung auf der Website, welche im Menü des Website-Anbieters und des Betreibers aufgeführt ist)

 

-          Homepage des Hauptvereins www.bayerischer-wald-verein.de (dazu gilt gesondert eine Datenschutzerklärung auf der Website, welche im Menü des Website-Anbieters und des Betreibers aufgeführt ist)

 

-          WhatsApp-Gruppe unseres Vereins (z.B. Teilnahme an Veranstaltungen)

 

-          WhatsApp-Gruppe aller Vereinsvorstände der Gemeinde Sankt Englmar zur schnelle Verbreitung von Nachrichten (z.B. Todesfälle)

 

VII)           Die Mitgliederdaten unseres Vereins sind nur zum Teil auch Daten des Hauptvereins. Der Hauptverein hat ein berechtigtes Interesse über die Mitgliederzahlen der Sektion, Nennung der zu Ehrenden und den Namen der Verstorbenen. Persönliche Daten aller Mitglieder (Geburtsdatum, Anschrift, Email-Adresse, usw.) werden nicht weitergeleitet.

 

VIII)         In unserem Verein gibt es für die Verwaltung der Mitgliederdaten ein Datenlöschkonzept. Darin ist festgelegt, wann wir welche Mitgliederdaten löschen. Eine Löschung ist bei uns erst dann geboten und wird erst dann vorgenommen, wenn nach dem Austritt eines Mitgliedes nicht mehr mit Rückfragen oder sonstiger fehlender Informationen zu rechnen ist.

 

IX)              Verzeichnis der Vereinsarbeit:

 

-          Planung und Durchführung von Veranstaltungen (Busfahrten, Ausflüge, Wanderungen, Kanufahrten, Bergtouren, Kulturveranstaltungen, Vorträge, …)

 

-          Ehrungen langjähriger Mitglieder

 

-          Abhalten der Jahreshauptversammlung

 

-          Besuch des Gottesdienstes bei verstorbenen Mitgliedern

 

-          Aktive Mitarbeit in den Dachverbänden (Hauptjugendwart, Delegation zu den Kreisjugendringen Regen und Freyung Grafenau, Jugendbeirat der Deutschen Wanderjugend Land Bayern)

 

-          Verfassen und ständige Weiterführung der Vereinschronik

 

-          Überwachen und Aktualisierung des Datenschutzes

 

-          Geburtstagsgratulationen

 

-          Aufnahme und Werbung von Neumitgliedern